Druckdaten-Checkliste und Ablauf für Schweizer KMU

Ein Printprojekt wird selten am Design teuer. Teuer wird es bei der Umsetzung: ein falsches Farbprofil, fehlender Beschnitt, eine Schrift, die nicht eingebettet ist. Solche Fehler fallen oft erst auf, wenn die Druckdaten zurückkommen oder die Auflage bereits geliefert ist.

Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe für Schweizer KMU. Sie erfahren, wo sich Print heute noch lohnt, welche technischen Punkte druckfertige Daten erfüllen müssen, welches Papier zu welchem Produkt passt und wie ein Ablauf aussieht, bei dem niemand Dateien hinterhertelefonieren muss.

Die technischen Werte stammen aus den Vorgaben von Branchenorganisationen und Druckereien, die ich jeweils verlinke. Massgebend für Ihren Auftrag sind am Ende immer die Datenvorgaben der Druckerei, die ihn ausführt.

Wo sich Print für KMU noch lohnt

Print ersetzt keine Website und keine Anzeige. Es wirkt dort, wo jemand etwas in die Hand nimmt, mitnimmt oder später wieder hervorholt. Für die meisten KMU sind fünf Einsätze relevant:

• Visitenkarte: Sie wird genau in dem Moment übergeben, in dem jemand entscheidet, ob er den Kontakt weiterverfolgt. Papier und Druck gehören zum ersten Eindruck.
• Broschüre im Verkaufsgespräch: In der Beratung, in der Praxis oder im Showroom begleitet sie das Gespräch und bleibt danach als Referenz beim Interessenten.
• Lokaler Flyer: Für Betriebe mit klarem Einzugsgebiet erreicht ein Flyer am Empfang, im Schaufenster oder im Quartier auch Menschen, die nicht online gesucht haben. Er ergänzt ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil, ersetzt es aber nicht.
• Verpackung und Versandmaterial: Wer Produkte verschickt, hat beim Öffnen des Pakets die volle Aufmerksamkeit der Kundschaft. Eine Verpackung im Markenauftritt zeigt, dass auch dieses Detail bedacht wurde.
• Unterlagen für die Nachbereitung: Ein einseitiger Leistungsüberblick nach dem Erstgespräch oder eine Pflegekarte nach der Behandlung hält den Kontakt, während der Kunde noch entscheidet.

Entscheidend ist die Ausführung. Ein dünner, unscharf gedruckter Flyer schadet mehr, als er nützt. Warum solche Details Vertrauen kosten, zeige ich in der Checkliste zu Designfehlern. Soll eine Drucksache auf Ihre Website oder ein Formular führen, gehört ein QR-Code dazu. Wie Sie ihn sauber einsetzen, beschreibe ich im Artikel über QR-Codes und NFC auf Drucksachen.

Die Druckdaten-Checkliste im Detail

Die folgenden Punkte gelten für die meisten Offset- und Digitaldruckaufträge. Klären Sie die Vorgaben der Druckerei, bevor die Gestaltung beginnt. Sonst muss ein fertiges Layout nachträglich umgebaut werden.

Beschnitt

Alles, was bis an den Rand reichen soll, also Hintergründe, Bilder oder Farbflächen, wird über das Endformat hinaus angelegt. Üblich sind 3 mm pro Seite, so verlangt es zum Beispiel das Merkblatt Datenaustausch der Brunner Medien AG in Kriens. Eine Visitenkarte im Endformat 85 x 55 mm wird also mit 91 x 61 mm angelegt. Fehlt der Beschnitt, entstehen beim Schneiden weisse Ränder, sogenannte Blitzer.

Sicherheitsabstand für Text

Texte, Logos und wichtige Elemente halten Abstand zur Schnittkante, weil beim Schneiden kleine Toleranzen entstehen. Das Datenblatt für Visitenkarten von wir-machen-druck.ch nennt 3 mm, gemessen vom Endformat nach innen. Bei einer Visitenkarte bleibt so eine Textfläche von 79 x 49 mm.

Bildauflösung

Fotos brauchen 300 dpi in der Grösse, in der sie gedruckt werden. Ein Bild, das im Layout auf das Doppelte vergrössert wird, hat effektiv nur noch die halbe Auflösung. Für Strichbilder, also reine Schwarzweiss-Grafiken ohne Graustufen, nennt das Merkblatt von Brunner Medien 1’200 dpi. Logos gehören als Vektordatei ins Layout, nicht als Screenshot von der Website.

Farbmodus und ICC-Profil

Drucksachen werden in CMYK angelegt, nicht in RGB. Welches Profil passt, hängt vom Papier ab. Die European Color Initiative (ECI) stellt die Standardprofile für den Offsetdruck kostenlos bereit:

• Gestrichenes Papier (Bilderdruck, glänzend oder matt): PSO Coated v3, basierend auf den Kenndaten FOGRA51.
• Ungestrichenes Papier (Offset- oder Naturpapier): PSO Uncoated v3, basierend auf FOGRA52.

Wird ein Flyer für gestrichenes Papier aufbereitet und dann auf Naturpapier gedruckt, sehen Farben und Bilder anders aus als geplant. Das Profil wird deshalb zusammen mit dem Papier festgelegt. Für Markenfarben lohnt es sich, feste CMYK-Werte zu definieren, statt sie jedes Mal aus RGB umrechnen zu lassen.

Schriften

Alle Schriften müssen im PDF eingebettet sein, das verlangen Druckereien standardmässig. Fehlt eine Schrift, ersetzt das System sie durch eine andere, und Zeilenumbrüche verschieben sich. Prüfen Sie zudem, ob die Lizenz Ihrer Schrift die Einbettung erlaubt.

PDF/X-Export

Die Druckdaten gehen als PDF/X an die Druckerei, heute meist als PDF/X-4. Der Schweizer Verband PDFX-ready stellt dafür kostenlose Exporteinstellungen für InDesign und Illustrator bereit und empfiehlt die ECI-Profile. PDF/X-4 behält Transparenzen bei, beim älteren PDF/X-1a werden sie reduziert. Exportieren Sie mit Beschnitt und, wenn die Druckerei es verlangt, mit Schnittmarken.

Die Checkliste zum Abhaken

Bevor eine Datei an die Druckerei geht, sollte jeder dieser Punkte erfüllt sein:

1. Endformat korrekt, Beschnitt angelegt (meist 3 mm pro Seite).
2. Texte und Logos mindestens 3 mm innerhalb der Schnittkante.
3. Fotos mit 300 dpi in Endgrösse, Logos als Vektor.
4. Farbmodus CMYK mit passendem Profil: PSO Coated v3 oder PSO Uncoated v3.
5. Alle Schriften eingebettet.
6. Export als PDF/X-4 oder nach Vorgabe der Druckerei.
7. Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Preise und Öffnungszeiten gegengelesen.
8. QR-Codes mit mindestens zwei Smartphones getestet.
9. Freigabe schriftlich erteilt, mit Datum und Version.

Papier: welche Grammatur wofür

Die Grammatur gibt an, wie viel ein Quadratmeter Papier wiegt, und damit grob, wie fest es sich anfühlt. Richtwerte aus dem Papierratgeber von Flyeralarm:

• Visitenkarten: fester Karton mit 300 bis 400 g/m².
• Flyer und Plakate: Bilderdruckpapier mit 130 bis 170 g/m².
• Broschüren, Innenseiten: 90 bis 120 g/m².
• Briefpapier: 70 bis 90 g/m².

Für den Umschlag einer Broschüre wählt man ein deutlich stärkeres Papier als für den Inhalt, damit sie stabil bleibt und sich hochwertig anfühlt.

Neben dem Gewicht entscheidet die Oberfläche. Gestrichenes Papier gibt Fotos brillant und scharf wieder. Ungestrichenes Papier wirkt natürlicher, lässt sich gut beschreiben und passt zu Briefpapier oder zu zurückhaltenden Marken. Veredelungen wie Prägung, Lack oder Folie heben eine Drucksache ab, verlängern aber die Produktion. Lassen Sie sich Papiermuster zeigen, bevor Sie entscheiden: Am Bildschirm lässt sich Papier nicht beurteilen.

Proof und Farbkontrolle

Bevor gedruckt wird, braucht es eine Freigabe. Dafür gibt es zwei Stufen:

• PDF-Freigabe am Bildschirm: Sie prüfen Inhalt, Schreibweisen, Kontaktdaten und QR-Codes. Das deckt die meisten Fehler ab, sagt aber nichts Verbindliches über die Farbe.
• Farbverbindlicher Proof: ein Ausdruck, der den späteren Druck auf dem gewählten Papier simuliert. Er trägt einen Medienkeil und eine Statuszeile mit Profil und Datum, so beschreibt es auch das Merkblatt von Brunner Medien. Sinnvoll ist er bei Markenfarben, Produktfotos, Hauttönen und grossen Auflagen.

Beurteilen Sie Ausdrucke bei Tageslicht. Rechnen Sie zudem damit, dass eine Farbe auf Papier nie exakt so leuchtet wie auf dem Bildschirm. Entscheidend ist, dass sie auf allen Drucksachen gleich aussieht.

Ablauf und Zeitplan: wer koordiniert

Wie lange ein Printprojekt dauert, hängt von Produkt, Menge und Veredelung ab. Deshalb plant man vom Liefertermin aus rückwärts. Ein sauberer Ablauf hat fünf Schritte:

1. Briefing: Zweck, Einsatzort, Menge, Liefertermin und Budget klären.
2. Format und Papier festlegen: vor der Gestaltung, damit Profil, Beschnitt und Ränder von Anfang an stimmen.
3. Gestaltung und Korrekturen: Feedback intern sammeln und gebündelt weitergeben. Zwei Korrekturrunden einplanen.
4. Druckdaten und Proof: Export nach Checkliste, Freigabe durch Sie.
5. Druck, Kontrolle und Lieferung: Die Auflage wird geprüft und an Ihre Adresse geliefert.

Die grösste Zeitfalle ist meist die Abstimmung. Wenn Gestaltung, Druckerei und Auftraggeber getrennt arbeiten und niemand das Ganze verantwortet, wandern Dateien hin und her. Legen Sie deshalb fest, wer vom Briefing bis zur Lieferung zuständig ist und Fragen zur Produktion beantworten kann. Intern braucht es zudem eine Person, die Texte und Freigaben verbindlich erteilt.

Bei Y STUDIO liegt diese Verantwortung bei mir: Ich gestalte Ihre Drucksachen, bereite die Druckdaten auf, kümmere mich um Papier und Druck und liefere das fertige Produkt an Ihre Adresse. Die Kosten stehen vorher schriftlich fest.

Legen Sie als nächsten Schritt Ihre aktuellen Drucksachen nebeneinander und gehen Sie die Checkliste durch. Planen Sie ein neues Projekt, notieren Sie Zweck, Menge und Liefertermin. Mit diesen drei Angaben lässt sich jede Anfrage schnell und verbindlich beantworten.

Druckprojekt anfragen